Smlouva o zpracování osobních údajů

Tato Smlouva o zpracování osobních údajů („smlouva“) je součástí Podmínek používání mezi podnikem, který používá Calmfill („správce“, „vy“), a Matej Machajda, Trstená 02801 („zpracovatel“, „my“). Vztahuje se na každé zpracování osobních údajů vaším jménem a splňuje požadavky článku 28 GDPR. Je-li v oblasti ochrany údajů v rozporu s Podmínkami, má přednost tato smlouva.

• Předmět a účel: poskytování rezervační služby Calmfill: rezervační stránky, dostupnost, kalendáře, evidence zákazníků a e-maily s potvrzením, připomínkou a změnou rezervace.
• Povaha: získávání přes rezervační stránku, uchovávání, uspořádání, zobrazování vám a vašemu týmu, posílání e-mailů a výmaz.
• Doba: po dobu používání služby, plus lhůty pro výmaz v části 9.
• Subjekty údajů: vaši zákazníci a lidé, kteří si rezervují termín přes vaši rezervační stránku; členové vašeho týmu.
• Osobní údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, údaje a historie termínů, poznámky zadané zákazníky nebo vámi a záznamy o doručení e-mailů. Zpracování zvláštních kategorií údajů se nepředpokládá.

Osobní údaje zpracováváme jen na základě vašich doložených pokynů. Vašimi pokyny jsou tyto podmínky, vaše nastavení a úkony, které vy a váš tým ve službě provedete. Pokud se domníváme, že pokyn porušuje předpisy o ochraně údajů, upozorníme vás. Jinak můžeme údaje zpracovávat jen tehdy, vyžaduje-li to právo EU nebo členského státu, a informujeme vás o tom, pokud to dané právo nezakazuje.

Každý, koho oprávníme k přístupu k osobním údajům, je vázán mlčenlivostí a přistupuje k nim jen v rozsahu potřebném k provozu a podpoře služby.

Udržujeme vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR, zejména:

• šifrování při přenosu (HTTPS) a ukládání u poskytovatelů, kteří údaje šifrují;
• oddělení údajů každého podniku a kontrolu přístupu podle role při každém požadavku;
• solené hashování hesel scrypt, přihlášení s omezenou platností a omezení počtu požadavků při přihlášení, rezervacích a e-mailech;
• historii změn rezervací a automatický výmaz údajů zákazníků po uplynutí vámi nastavené doby;
• pravidelné zálohy u našeho poskytovatele databáze a omezení našeho vlastního přístupu na to, co vyžaduje podpora a provoz.

Pověřujete nás využívat další zpracovatele uvedené v našich Zásadách ochrany soukromí (Netlify pro hosting, Neon pro databázi, Resend pro e-maily). Každému z nich ukládáme povinnosti ochrany údajů, které nejsou méně přísné než tato smlouva, a za ně odpovídáme. O přidání nebo výměně dalšího zpracovatele vás informujeme e-mailem nejméně 14 dní předem; máte-li odůvodněné námitky z hlediska ochrany údajů, můžete smlouvu ukončit a své údaje vymazat ještě před účinností změny.

Pokud další zpracovatel zpracovává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zajistíme, aby bylo předání kryto standardními smluvními doložkami Evropské komise nebo rámcem pro ochranu osobních údajů mezi EU a USA.

Služba vám umožňuje údaje zákazníků zobrazit, opravit, exportovat a vymazat, takže žádosti subjektů údajů můžete vyřídit sami. Pokud žádost přijde nám, neprodleně vám ji předáme. S ohledem na povahu zpracování vám přiměřeně pomůžeme se zabezpečením, posouzením vlivu na ochranu údajů a konzultacemi s úřady.

O porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká vašich údajů, vás informujeme bez zbytečného odkladu, a je-li to možné, do 48 hodin od zjištění, spolu s informacemi, které potřebujete ke splnění vlastních ohlašovacích povinností.

Údaje zákazníků si můžete kdykoli exportovat. Když vymažete zákazníky, podnik nebo účet, údaje se okamžitě vymažou z naší živé databáze a ze záloh při jejich přepsání do 30 dní, pokud nám zákon neukládá je uchovat.

Poskytneme informace potřebné k doložení souladu s touto smlouvou a umožníme audity včetně kontrol vámi nebo auditorem, kterého pověříte a který je vázán mlčenlivostí, na základě přiměřeného písemného oznámení, zpravidla nejvýše jednou ročně a na vaše náklady, pokud porušení nebo úřad nevyžaduje jinak.

Kontakt ve věcech ochrany údajů: xtfmathew@gmail.com.