Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Táto Zmluva o spracúvaní osobných údajov („zmluva“) je súčasťou Podmienok používania medzi podnikom, ktorý používa Calmfill („prevádzkovateľ“, „vy“), a Matej Machajda, Trstená 02801 („sprostredkovateľ“, „my“). Vzťahuje sa na každé spracúvanie osobných údajov vo vašom mene a spĺňa požiadavky článku 28 GDPR. Ak je v oblasti ochrany údajov v rozpore s Podmienkami, má prednosť táto zmluva.

• Predmet a účel: poskytovanie rezervačnej služby Calmfill: rezervačné stránky, dostupnosť, kalendáre, evidencia zákazníkov a e-maily s potvrdením, pripomienkou a zmenou rezervácie.
• Povaha: získavanie cez rezervačnú stránku, uchovávanie, usporiadanie, zobrazovanie vám a vášmu tímu, posielanie e-mailov a vymazanie.
• Doba: počas používania služby, plus lehoty na vymazanie v časti 9.
• Dotknuté osoby: vaši zákazníci a ľudia, ktorí si rezervujú termín cez vašu rezervačnú stránku; členovia vášho tímu.
• Osobné údaje: mená, e-mailové adresy, telefónne čísla, údaje a história termínov, poznámky zadané zákazníkmi alebo vami a záznamy o doručení e-mailov. Spracúvanie osobitných kategórií údajov sa nepredpokladá.

Osobné údaje spracúvame len na základe vašich zdokumentovaných pokynov. Vašimi pokynmi sú tieto podmienky, vaše nastavenia a úkony, ktoré vy a váš tím v službe vykonáte. Ak sa domnievame, že pokyn porušuje predpisy o ochrane údajov, upozorníme vás. Inak môžeme údaje spracúvať len vtedy, ak to vyžaduje právo EÚ alebo členského štátu, a informujeme vás o tom, pokiaľ to dané právo nezakazuje.

Každý, koho oprávnime na prístup k osobným údajom, je viazaný mlčanlivosťou a pristupuje k nim len v rozsahu potrebnom na prevádzku a podporu služby.

Udržiavame primerané technické a organizačné opatrenia podľa článku 32 GDPR, najmä:

• šifrovanie pri prenose (HTTPS) a ukladanie u poskytovateľov, ktorí údaje šifrujú;
• oddelenie údajov každého podniku a kontrolu prístupu podľa roly pri každej požiadavke;
• solené hashovanie hesiel scrypt, sedenia s obmedzenou platnosťou a obmedzenie počtu požiadaviek pri prihlásení, rezerváciách a e-mailoch;
• históriu zmien rezervácií a automatické vymazanie údajov zákazníkov po uplynutí vami nastavenej doby;
• pravidelné zálohy u nášho poskytovateľa databázy a obmedzenie nášho vlastného prístupu na to, čo vyžaduje podpora a prevádzka.

Poverujete nás využívať ďalších sprostredkovateľov uvedených v našich Zásadách ochrany súkromia (Netlify na hosting, Neon na databázu, Resend na e-maily). Každému z nich ukladáme povinnosti ochrany údajov, ktoré nie sú menej prísne než táto zmluva, a za nich zodpovedáme. O pridaní alebo výmene ďalšieho sprostredkovateľa vás upovedomíme e-mailom najmenej 14 dní vopred; ak máte odôvodnené námietky z hľadiska ochrany údajov, môžete zmluvu ukončiť a svoje údaje vymazať ešte pred účinnosťou zmeny.

Ak ďalší sprostredkovateľ spracúva osobné údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, zabezpečíme, aby bol prenos krytý štandardnými zmluvnými doložkami Európskej komisie alebo rámcom ochrany osobných údajov EÚ – USA.

Služba vám umožňuje údaje zákazníkov zobraziť, opraviť, exportovať a vymazať, takže žiadosti dotknutých osôb môžete vybaviť sami. Ak žiadosť príde nám, bezodkladne vám ju postúpime. So zreteľom na povahu spracúvania vám primerane pomôžeme so zabezpečením, posúdením vplyvu na ochranu údajov a konzultáciami s úradmi.

O porušení ochrany osobných údajov, ktoré sa týka vašich údajov, vás upovedomíme bez zbytočného odkladu, a ak je to možné, do 48 hodín od zistenia, spolu s informáciami, ktoré potrebujete na splnenie vlastných oznamovacích povinností.

Údaje zákazníkov si môžete kedykoľvek exportovať. Keď vymažete zákazníkov, podnik alebo účet, údaje sa okamžite vymažú z našej živej databázy a zo záloh pri ich prepísaní do 30 dní, pokiaľ nám zákon neukladá ich uchovať.

Poskytneme informácie potrebné na preukázanie súladu s touto zmluvou a umožníme audity vrátane kontrol vami alebo audítorom, ktorého poveríte a ktorý je viazaný mlčanlivosťou, na základe primeraného písomného oznámenia, spravidla najviac raz ročne a na vaše náklady, pokiaľ porušenie alebo úrad nevyžaduje inak.

Kontakt vo veciach ochrany údajov: xtfmathew@gmail.com.